วันพฤหัสบดีที่ 24 กันยายน พ.ศ. 2558

นับแบบมีเงื่อนไขใน Excel

ใน Excel มีฟังก์ชันที่เรียกว่า COUNTIF นับแบบมีเงื่อนไข เพื่อจัดการข้อมูลให้ตรงตามที่ต้องการมากที่สุด จะยกตัวอย่างการใช้งานแบบง่ายๆ ให้เห็น

รูปที่ 1
จากรูปที่ 1 คอลัมน์ A และ B มีข้อมูล ซึ่งคือรหัสนักเรียนและวันที่ คอลัมน์ A มีรหัสซ้ำกันอยู่หลายรายการ ถ้าจะนับว่าแต่ละรหัสมีกี่รายการ ให้ใส่สูตรหรือฟังก์ชัน COUNTIF เข้าไปที่คอลัมน์ C ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2
สูตรคือ =COUNTIF(A1:A40,A1) สิ่งที่อยู่ในสูตร A1:A40 ขอบเขตของการนับ ส่วน A1 คือนับรหัสที่อยู่ในเซลล์ A1 ถ้าจะนับแค่รหัสที่อยู่ในเซลล์ A1 ใส่สูตรเข้าไปแค่นั้นก็จบเลย มีกี่รายการจะได้ตัวเลขออกมาทันที แต่ถ้าจะนับรหัสอื่นด้วยก็คัดลอกสูตรลงไปจนถึง C40 เลย ผลที่ได้จะเป็นดั่งรูปที่ 3

รูปที่ 3
จากรูปที่ 3 ถ้าสังเกตุให้ดีข้อมูลจำนวนรายการของแต่ละรหัสที่ถูกต้องจริงๆ คือ รายการแรก เช่น รหัส 00312 จำนวนที่ถูกต้องจริงๆ คือ 14 คือมี 14 รายการนั่นเอง แถวถัดไปของการนับซึ่งเป็นรหัสเดียวกันจะไม่ถูกต้อง เพราะสูตรจะไม่นับแถวที่นับผ่านไปแล้ว

วิธีแก้ปัญหาเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำจริงๆ สำหรับกรณีเช่นนี้ ไม่ยาก Excel มีทางออกให้เสมอ ก่อนอื่นให้แปลงข้อมูลที่ได้จากสูตรซึ่งอยู่ที่คอลัมน์ C ให้เป็นค่า โดยการเลือกตั้งแต่เซลล์ C1 จนถึง C40 จากนั้นให้คลิ๊กขวาขึ้นมาเพื่อเลือกคำสั่งคัดลอก เลื่อนตัวชี้เมาส์ให้ตรงเซลล์ C1 แล้วคลิ๊กขวาอีกที เลือกคำสั่ง วางแบบพิเศษ แล้วเลือก ค่า ตอบ ตกลง เพียงเท่านี้สูตรก็กลายเป็นค่าแล้ว

เมื่อสูตรกลายเป็นค่าแล้ว ให้ไปที่คำสั่ง ข้อมูล แล้วมองหาคำสั่ง เอารายการที่ซ้ำกันออก เมื่อคลิ๊กเลือกจะมีหน้าต่างโผล่ขึ้นมาถามดั่งรูปที่ 3 ให้คงเครื่องหมายถูกไว้เฉพาะคอลัมน์ A แล้วตอบ ตกลง จากนั้นจะมีการแจ้งให้ทราบว่ามีค่าซ้ำเท่าไร และเมื่อเอาออกแล้วเหลือเท่าไร

รูปที่ 4
รูปที่ 4 แสดงให้เห็นถึงข้อมูลที่ถูกต้องตรงตามความต้องการ แต่ละรหัสมีกี่รายการผลลัพธ์จะอยู่ที่คอลัมน์ C แม้จะตัดรหัสที่ซ้ำกันออกไปแล้ว จำนวนที่นับได้ก็คือจำนวนที่ถูกต้องจริงๆ

จากที่เขียนมาให้อ่านได้ความรู้อยู่ 2 เรื่องคือ COUNTIF กับ เอารายการที่ซ้ำกันออก หวังว่าคงทำความเข้าใจตามได้และนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อไป