ซ่อน ลบ ตรึงแนว แถวและคอลัมน์ Excel

รูปที่ 1 แสดงการซ่อนคอลัมน์

แถวและคอลัมน์บน Excel นั้นมีมากจนใช้ไม่หมด มาดูกันว่าคำสั่งสำหรับจัดการเพื่อให้การใช้งานง่ายขึ้นที่ควรทราบและฝึกให้คล่องมีอะไรบ้าง

ซ่อนแถวและคอลัมน์
           กรณีที่ข้อมูลมีจำนวนแถวและคอลัมน์เยอะๆ คำสั่งนี้มีประโยชน์มาก เป็นการกรองดูข้อมูลเฉพาะส่วนที่ต้องการ ที่ไม่ต้องการจะปิดเอาไว้ รูปที่ 1 หากมองดูแค่ผิวเผินโดยไม่ได้สังเกตุให้ดีจะเห็นว่าเหมือนไม่มีอะไรพิเศษเป็นแค่ตารางข้อมูลธรรมดา แต่สิ่งที่ถูกปิดเอาไว้มีหลายคอลัมน์ นั่นคือตั้งแต่คอลัมน์ E จนถึงคอลัมน์ P รวมแล้ว 11 คอลัมน์ที่ถูกซ่อนหรือปิดเอาไว้ ตามข้อมูลตัวอย่างหากต้องการปรับปรุง แก้ไข หรือดู ข้อมูลแบบฝึกหัด 4 ของนักเรียน (คอลัมน์ Q) ใช้วิธีซ่อนคอลัมน์ที่ไม่ต้องการไว้จะทำให้ดูและจัดการง่าย เกิดความผิดพลาดน้อย วิธีซ่อนแถวและคอลัมน์ใน Excel นั้นทำได้ง่ายมาก แค่ใช้เมาส์คลิ๊กตรงชื่อแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ จากนั้นคลิ๊กเมาส์ปุ่มขวาจะมีคำสั่ง ซ่อน ให้เลือกใช้งานเลย ให้มือนิ่งๆ อย่าให้การเลือกถูกยกเลิกในขณะที่คลิ๊กเมาส์ปุ่มขวา และกรณีที่ต้องการซ่อนหลายคอลัมน์ หลายแถว ก็ใช้เมาส์ลากคลุมไปเลย
           เมื่อซ่อนได้ก็ต้องสั่งให้แสดงได้ มาดูว่าทำอย่างไร มีวิธีง่ายๆ อีกเหมือนกัน แค่ใช้เมาส์ลากคลุมตั้งแต่ คอลัมน์ก่อนคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ ไปจนถึง คอลัมน์หลังคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ อย่างเช่น ตามตัวอย่างรูปที่ 1 คอลัมน์ก่อนคอลัมน์ที่ซ่อน คือ คอลัมน์ D หลังคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ คือ คอลัมน์ P เพราะฉะนั้น คอลัมน์ที่ต้องเลือกเพื่อยกเลิกการซ่อนก็คือ คอลัมน์ D กับ คอลัมน์ P นั่นเอง จากนั้นคลิ๊กเมาส์ปุ่มขวาแล้วเลือกคำสั่ง ยกเลิกการซ่อน แค่นั้นก็เป็นอันเรียบร้อย ตามที่อธิบายพร้อมยกตัวอย่างมานั้น พูดถึงเฉพาะในส่วนของคอลัมน์ สำหรับแถวนั้นก็มีวิธีการที่ไม่แตกต่างกัน ลองไปฝึกดูด้วยตนเองด้วยวิธีเดียวกันกับคอลัมน์

ลบแถวและคอลัมน์
           คำสั่งลบแถวและคอลัมน์นั้นจริงๆ แล้ว ไม่ได้หมายถึงแถวและคอลัมน์จะลบออกไปจากโปรแกรม Excel ไม่ว่าจะลบสักกี่ครั้งแถวและคอลัมน์ก็ยังคงอยู่เหมือนเดิม แต่สิ่งที่หายไปคือข้อมูลที่อยู่ในแถวหรือคอลัมน์นั้นเท่านั้น เพียงแต่่ว่าในขณะที่ลบจะดูเหมือนว่าแถวหรือคอลัมน์ถูกลบออกไป เพราะแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ถัดไปเข้ามาแทนที่นั่นเอง วิธีการลบนั้นง่ายมาก ให้เลือกแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการ หากเป็นการเลือกหลายแถวหลายคอลัมน์ก็ให้ลากเมาส์คลุมไปให้ครบ กรณีที่ไม่ได้อยู่ติดกันก็ให้ใช้ปุ่ม Ctrl ช่วย ด้วยการกดแช่ไว้แล้วใช้เมาส์คลิ๊กไปยังแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการ จากนั้นในขณะที่การเลือกยังไม่ถูกยกเลิกให้คลิ๊กเมาส์ปุ่มขวามือจะมีคำสั่ง Delete ให้เลือก จากรูปที่ 1 ถ้าลบแถวที่ 10 และ 11 ข้อมูลในแถวจะหายไป ข้อมูลแถวที่ 12 และ 13 จะขยับขึ้นมาแทนที่ทันที

ตรึงแนว
           การตรึงแนวช่วยให้การทำงานกับตารางข้อมูลง่ายขึ้น เป็นการล็อคแถวหรือคอลัมน์ไม่ให้เลื่อนหายไปจากหน้าจอ ไม่ว่าจะเลื่อนหน้าจอไปยังจุดไหนของตางรางข้อมูล ส่วนที่ล็อคหรือตรึงแนวไว้จะเห็นอยู่เสมอ การตรึงแนวมี 3 แบบ

รูปที่ 2 กลุ่มคำสั่งตรึงแนว

           แบบที่ 1 ตรึงแนวตรงจุดที่ต้องการ ให้เลือกเซลล์ที่จะตรึงแนว แล้วไปที่ มุมมอง แล้วเลือก ตรึงแนว และ ตรึงแนว อีกที จะเป็นการตรึงแนวทั้งแถวและคอลัมน์ ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าการตรึงแนวนั้นอยู่ที่เซลล์ใด การตรึงแนวแบบนี้ค่อนข้างยืดหยุ่น ไม่ตายตัว จะทำตรงเซลล์ไหนก็ได้ จากข้อมูลตัวอย่างรูปที่ 1 หากจุดตรึงแนวอยู่ที่เซลล์ B6 ผลลัพธ์ที่ได้คือ แถวที่ 5 ย้อนกลับไปจนถึงแถวที่ 1 จะถูกตรึงแนวเอาไว้ทั้งหมด และนอกจากแถวแล้วคอลัมน์ A ก็จะถูกตรึงแนวเอาไว้ด้วยเช่นกัน
           แบบที่ 2 ตรึงแถวบนสุด แบบนี้ง่าย ไม่ต้องมีพิธีรีตองอะไรมากมาย อยากตรึงก็ตรึงได้โดยทันทีทันใด ไม่ต้องสนใจว่าการทำงานอยู่ที่เซลล์ไหน ไปที่ มุมมอง แล้วเลือก ตรึงแถวบนสุด เพียงเท่านั้นแถวบนสุดก็จะถูกตรึงไว้เป็นที่เรียบร้อย
           แบบที่ 3 ตรึงคอลัมน์แรก มีวิธีการเดียวกับแบบที่ 2 เพียงแต่เปลี่ยนจากการตรึงแถวมาเป็นคอลัมน์แทน คอลัมน์ที่จะถูกตรึงไว้ก็คือ คอลัมน์ A นั่นเอง
           สำหรับการยกเลิกการตรึงแนวนั้น จะมีคำสั่ง ยกเลิกตรึงแนว ให้เลือก หากมีการตรึงแนวแบบใดแบบหนึ่ง ก็ให้ไปที่ มุมมอง ตรึงแนว และเลือก ยกเลิกตรึงแนว ได้เลย

           ซ่อน ลบ ตรึงแนว แถวและคอลัมน์ ฝึกใช้งานให้คล่อง จะช่วยให้ทำงานได้เร็วและสะดวกสบายในการใช้งานโปรแกรม Excel ข้อมูลบนตารางงานไม่ว่าจะมากมายแค่ไหนก็ตาม จะไม่น่ากลัวและไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไปหากเข้าใจอย่างแจ่มแจ้งในคำสั่งดั่งที่ได้อธิบายมานั้น