จดหมายเวียน

จดหมายเวียน คือ จดหมายที่มีเนื้อหาเดียว มีผู้รับหลายคน หรือจดหมายที่มีข้อความในจดหมายแตกต่างกันเฉพาะบางส่วนเท่านั้น เช่น จดหมายเชิญประชุม เชิญร่วมงานสำคัญต่างๆ ที่มีเนื้อหาในจดหมายเหมือนกันหมด แตกต่างเฉพาะชื่อและที่อยู่ผู้รับเท่านั้น

ลักษณะของจดหมายเวียนในโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ประกอบไปด้วยเรื่องหลักๆ 3 เรื่อง คือ จดหมาย ข้อมูลผู้รับ และการผสาน ขั้นตอนการทำง่ายๆ ก็เพียงแค่เริ่มตามลำดับของ 3 เรื่องนั้น

รูปที่ 1 ตัวอย่างจดหมาย

1. เปิดโปรแกรมขึ้นมาพิมพ์จดหมายและจัดรูปแบบให้เรียบร้อย เว้นจุดที่ต้องใส่ข้อมูลเหมือนกันไว้ เช่น ชื่อ-นามสกุลผู้รับ รูปที่ 1 แสดงตัวอย่างเนื้อหาของจดหมายแบบง่ายๆ จะเห็นว่าส่วนที่ต้องใส่ข้อมูลเหมือนกันจะเว้นไว้ นั่นคือ ชื่อ-นามสกุล ผู้ปกครองนักเรียน วันที่นัด และสาเหตุของการเชิญ เมื่อพิมพ์จดหมายเสร็จและจัดรูปแบบเรียบร้อยแล้วให้บันทึกไว้ก่อน ตามตัวอย่างบันทึกไฟล์ชื่อ source.docx

รูปที่ 2 ตัวอย่างการเตรียมเขตข้อมูล

2. ทีนี้ก็มาถึงเรื่องที่ 2 นั่นคือข้อมูลผู้รับ จะว่าไปในการใช้งานจริงๆ จะไม่ได้มีเฉพาะชื่อ-นามสกุลเท่านั้น ตามตัวอย่างจดหมายรูปที่ 1 จะมีวันที่และสาเหตุของการเชิญด้วย ซึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะของจดหมายเป็นสำคัญ เรียกโดยรวมว่าคือส่วนของข้อมูลก็แล้วกัน ไปที่ การส่งจดหมาย ->เลือกผู้รับ->พิมพ์รายชื่อใหม่ จะเปิดหน้าต่างเพื่อให้พิมพ์รายชื่อ รายการที่ต้องพิมพ์นั้นหากไม่ตรงกับลักษณะของจดหมาย แนะนำให้เลือก กำหนดคอลัมน์เอง โดยกำหนดเฉพาะเขตข้อมูลที่ต้องใช้ เขตข้อมูลสามารถเพิ่ม-ลบได้ตามต้องการ รูปที่ 2 แสดงให้เห็นถึงการเตรียมเขตข้อมูลที่เข้ากับจดหมายและตัวอย่างข้อมูลที่เพิ่มเข้าไปแล้ว เมื่อข้อมูลผู้รับเรียบร้อยครบถ้วนตามต้องการก็ให้กด ตกลง โปรแกรมจะให้บันทึกข้อมูลนี้ก็ให้ใส่ชื่อสำหรับจัดเก็บตามต้องการ ตัวอย่างตามรูปบันทึกเป็นชื่อ data.mdb เมื่อมีข้อมูลผู้รับอยู่ในระบบแล้วจะสังเกตุเห็นได้ว่าคำสั่งต่างๆ ที่อยู่ในกลุ่ม เขตและแทรกเขตข้อมูลจะพร้อมให้ใช้งาน (ไม่มีข้อมูลจะยังใช้ไม่ได้) เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนยังไม่ต้องไปสนใจส่วนอื่น ให้สนใจเฉพาะคำสั่ง แทรกเขตข้อมูลผสาน พอคลิ๊กที่คำสั่งจะเห็นเขตข้อมูลที่เราได้เตรียมไว้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือให้แทรกเข้ามาที่จดหมายตรงจุดของจดหมายที่ได้เว้นไว้ตั้งแต่แรก รูปที่ 3 แสดงจดหมายที่มีการแทรกเขตข้อมูลเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

รูปที่ 3 ตัวอย่างจดหมายที่แทรกเขตข้อมูลแล้ว

3. ขั้นตอนสุดท้ายของการทำจดหมายเวียน ก็คือการผสาน เป็นการทำให้ 2 ขั้นตอนก่อนหน้านี้ผสมผสานกันเพื่อนำผลลัพธ์ไปใช้งาน ก่อนผสานเข้าด้วยกันสามารถดูผลลัพธ์ก่อนได้โดยใช้คำสั่งที่อยู่ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาดก็ข้ามไปที่คำสั่งรายการสุดท้ายได้เลย คือ เสร็จสิ้นและผสาน พอคลิ๊กที่คำสั่งนี้จะมีทางให้เลือก 3 ทาง คือ ส่งผลลัพธ์ไปที่ไฟล์เอกสารเวิร์ดอีกไฟล์ 1 ส่งไปทางเครื่องพิมพ์ และส่งไปที่อีเมล์ ก็เลือกได้ตามต้องการ แต่ตามตัวอย่างจะเลือก แก้ไขแต่ละเอกสาร ซึ่งก็คือจะส่งผลลัพธ์ไปเป็นไฟล์นั่นเอง จะมีให้เลือกว่าจะผสานทั้งหรือเลือกเฉพาะระเบียนที่ต้องการ เมื่อเลือกแล้วก็ตอบ ตกลง ก็จะเป็นการเริ่มต้นของการผสาน ไม่นานนักก็จะได้ไฟล์ผลลัพธ์ตามต้องการ ก็ให้บันทึกเก็บไว้ใช้งานต่อไป

วิธีสังเกตุง่ายๆ ว่าทำถูกต้องหรือไม่ ให้ดูที่ไฟล์ผลลัพธ์จะต้องมีจำนวนหน้าเท่ากับจำนวนคนที่เป็นผู้รับจดหมาย เช่น ตามตัวอย่างมี 5 คน หรือ 5 รายการ จดหมายผลผลัพธ์ก็ต้องมี 5 หน้าถึงจะถือว่าทำถูกต้อง